國家考試保衛"讚"

負責外收發公務人員在收文處理時，應將送件人所持的「送文簿」或「送文清單」逐一查對點收，確認無誤就註明「收到時間」蓋戳退還；沒有送文簿或送文清單時，應填給「送件回單」，但收文時若發現封口破損/拆閱痕跡，要會同送件人在送文簿或送文清單上註明「拒收或退還」。

收到的文件如果是「急要文件」、「機密件」、「電報」或「附有現金/票據」者，應隨收隨送總收文人員；此外，文件封套上有指定收件人姓名，要另用「送文簿」登錄，依照文件性質，隨時或按時送達。

總收文人員收到文件，拆封後，除無須登錄者外，如為「機密件」或書明「親啟」字樣之文件，應於登錄後，送由機關首長指定之機密件處理人員或收件人收拆，機密文件經指定之處理人員拆封後，如須送總收文登錄掛號者，須在原封套加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」以資識別。如為普通文件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除將「原封套保留」註明外，同時須以電話或書面向原發文機關查詢。

公文附件如屬「現金、有價證券、貴重或大宗物品」，應先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文內「附件右側」簽章證明，附件原則上不能和公文分離，由總收文人員裝訂於文後「隨文附送」，當附件較多或不便裝訂時，應「裝袋」附於文後，並書明○○號附件字樣。

有時候附件未到而公文先到者，應俟「附件到齊後」再分辦；公文如為急要，可先送承辦單位簽辦，其附件如逾正常時間未寄到時，應速洽詢。來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案且有封套時，其封套應釘附於文後，以備查考，且郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除。

總收文人員收到來文經拆驗後，應彙送分文人員辦理分文。如係電子交換、傳真、電報或外文文電，應按程序收文分辦，分文人員應視公文之時間性、重要性，依本機關之組織與職掌，認定承辦單位，由各機關規定適當位置加蓋單位戳後，迅速確實分辦，尤其對來文未區分等級而認定內容確屬急要者，應「加蓋戳記」，以提高承辦人員之注意。

來文完成分文手續後即在來文正面適當位置標示「收文日期及編號」，並將來文機關、文號、附件及案由摘要登錄於「總收文登記表」，分送承辦單位；急要公文應提前編號登錄分送，其中總收文號「按年」依序編號，年度中間如遇機關首長更動時，編號仍應持續，不能更換。還偶每日「下班2小時前」（下午3點或3點半）送達總收文人員之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。

當然，機關承辦人員總會有少數糊里糊塗弄丟公文，此時若原發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用「原收文日期及原收文號」，而紙本公文外的電子交換收文人員於檢視來文無誤後，也須收文登錄，並將相關電子檔與收文號連結。文件之遞送除急要文件要隨到隨送外，普通件以每日上、下午分批遞送為原則。

經外收發人員→總收文人員→分文人員這個流程後，送到內部單位時，就是「單位收發人員」（內部單位收發人員）責任了，單位收發人員收到文書主管單位送來之文件，經點收登錄後，立即送請主管或副主管批示或依其授權分送給承辦人，如果承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單位主管核閱後，即時由單位收發「退回分文人員改分」，或者「直接移送其他單位承辦並通知分文人員」，受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長（機關老大）裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤，即使不是承辦的文件，而是會辦文件，受會單位應視同「速件」，並依收發文程序辦理。