在發文前，各機關任何文件，若未經過機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信（印信包含「大印」、「首長職章」、「首長簽字章」、「條戳」和「鋼印」），這個大原則一定要注意，監印人員如發現原稿「未經判行」或其他錯誤，應即退送補判或更正後再蓋印。
待發文件經檢查無誤後，依照不同性質有不同的蓋印做法，像「令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額」這些文件，要蓋用機關印信及首長職銜簽字章。「呈」（很少見）用機關首長全銜、姓名，蓋職章。「函」上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章；平行文蓋職銜簽字章/職章；下行文蓋職銜簽字章。
「書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦」等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。機關內部單位主管依分層負責之授權，「逕行處理事項」，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章/條戳。機關首長「出缺」（沒人）由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，就由「代理人署名」；另一種情況是機關首長因故不能視事（不能親自處理），由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人「附署職銜、姓名於後，並加註代行」二字。
一般公文蓋用機關印信之位置，以在「首頁右側偏上方空白處」用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後，此外公文及原稿用紙在2頁以上者，其騎縫處均應蓋騎縫章。而附件以「不蓋用印信」為原則，但有規定須蓋用印信者，從其規定。副本與正本一樣都要蓋印，但抄本及譯本不用蓋印，但應分別標示「抄本」或「譯本」。文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋「監印人員章」，送由發文單位辦理發文手續。
不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，其格式由機關自訂，惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等項目，陳奉核定後，才能蓋用印信。另外，監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應予登錄並載明（發）文字號，申請表應妥為保存，以備查考。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信「專案移交」。監印人員對於行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應核對清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，循發文程序作業。
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