公務機關人員有機會接觸大量公文書，第一，開會通知單要包含「開會機關全銜」、「開會機關郵遞區號」、「開會機關地址」、「受文者」、「發文日期」、「發文字號」、「速別」、「密等及解密條件或保密期限」、「附件」、「開會事由」、「開會時間」、「開會地點」、「主持人」、「聯絡人及電話」、「出席者」、「列席者」、「副本」、「備註」並蓋條戳等項目。
第二，公務電話紀錄要包括「協調事項」、「發/受話人通話內容」、「發話人單位/職稱/姓名」、「受話人單位/職稱/姓名」、「通話時間」、「備註」。第三，簽稿會核單要包括「案情摘要」、「主辦單位」、「總收文號」、「受會單位」、「會核意見及簽章」、「收會時間」、「會畢時間」，其中「收會時間」由受會單位填註，「會畢時間」由主辦單位填註，若有2個以上受會單位，僅填註最後1個單位的會畢時間。
第四，會銜公文會辦單要包含「主辦單位」、「主辦機關」、「會辦機關」、「機關名稱」、「收發文日期及字號」、「承辦」、「會辦」、「審核」、「決行」，這裡要留意的是當2個以上機關會銜發布法規命令時，主辦機關須依會銜機關多寡，擬妥同式發布令有關函稿所需的份數，於判行後，備函送受會機關判行，由最後受會機關按發文所需份數繕印，填註發文字號、用印，依會稿順序，「逆退」其他受會機關填註發文字號、用印，最後退由主辦機關用印，填註發文日期、發文字號封發，並將1份原稿送受會機關存檔。
第五，機密文書機密等級變更或註銷意見處理表，裡面要包括「檔號」、「原機密案件日期/文號/文別」、「案由」、「受文機關」、「抄送副本機關」、「原機密等級」、「新機密等級或註銷」、「變更機密等級理由」、「備考」、「理由」，要注意是機密文書已失保密時效的，或因有關機關建議機密等級應予註銷或變更者，須先提出審查後才能填寫此處理表陳核。
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