不管是考試錄取分發或請調的一般行政職系公務人員，如果是在國民中小學總務處服務，很大機率會承辦「出納」業務，那該如何處理？碩士魯蛇就利用本篇，說明一下出納作業吧！
出納，就是依法管理「現金、票據、有價證券、其他保管品」等之收付、移轉、保管及帳表之登記、編製作業，以學校出納人員而言，在執行各項工作內容前，出納人員要掌握幾項原則，包含「出納辦理收款業務時，須開立自行收納款項統一收據或收款收據（第一聯由繳款人收執），依規定於五日內將各款項解繳公庫」、「解繳專戶各款項，需填具公庫繳款書或託收票據送款單，連同現金或票據解繳銀行，經銀行收訖核章後之專戶存款收款書與自行收納款項統一收據或收款收據送交會計室，辦理收款帳務作業」、「出納依會計室的支出傳票，開立專戶存款支票辦理支付作業」、「會計室填載不同專戶之支出傳票經核准後，簽發專戶存款支票，以給付合法受款人，支票如載有禁止背書轉讓者，以票據受款人為領款人」。
還有「在專戶存款帳戶內支付的款項，應一律簽發抬頭支票，必要時並畫線、禁止背書轉讓，支票經出納組長、會計主任、校長蓋章始生效力」、「出納人員於執行收支帳務逐筆登入現金出納備查簿，並每日製作現金出納日報表，再連同收（付）訖之收支傳票逕送會計室辦理銷帳、對帳程序」、「現金出納備查簿及保管品備查簿都是備查簿性質之帳冊，為會計記錄之一環，用以記載學校各類收支之實際情況」、「出納人員於每月初編製公庫存款差額解釋表，用以解釋上月底銀行對帳單內之存款餘額與本校上月現金出納備查簿所載存款餘額不符地方，連同編造之上月結存表送會計室備查」、「收納各種收入，除法令另有規定外，應一律使用自行收納款項統一收據或收款收據，應按編號順序領用，另設自行收納款項統一收據記錄卡已使用之自行收納款項統一收據或收款收據及專戶存款收款書存根聯，應分別加裝封面，依號次裝訂成冊，妥慎保管以供查核」。
實際作業方面，首先是「收款作業」，以學雜（分）費收款作業來說，教務處和學務處預先將每位學生的「應繳金額」資料上傳至銀行資訊室，轉檔後，由銀行郵寄繳費單或學生自己下載列印，若學生如期繳費，銀行會提供「繳費名單」沖帳，定期彙總明細表給會計室收帳，但學生如果沒如期繳費，「未繳費名單」就要給註冊組，註冊組再通知學生到出納組繳費，收費結束，將「學雜（分）費總結報表和電子檔」一併送會計室，這樣就ok了。
第二是「付款作業」，一般來說，付款有三種方式，分別為「取款條付款」、「支票付款」和「電匯付款」。「取款條付款」是存款人向存款往來之金融機構以本身名義提取款項，出納人員若要付款，就可由金融機構代繳，繳款後「收據」須附在支出傳票上連同「現金出納備查簿」、「銀行存款日結表一式3份」、「收支明細表」送會計室，核章後，銀行存款日結表其中1份要送回「出納組」備查，每月月初根據銀行「對帳單」編製差額解釋表和月報表。
而「電匯」=「電腦連線匯款」，出納必須備齊「付款憑條」、「匯款明細表」核章後連同磁片請銀行辦理匯款，銀行收到取款條後會在匯款明細表蓋「收付章」，接著併同「現金出納備查簿」、「銀行存款日結表一式3份」、「收支明細表」送會計室，之後一樣由出納組備查1份銀行存款日結表，於每月初編製差額解釋表和月報表送會計室核對就ok了。
第三是「年度所得稅申報作業」，就是每年1月初時，出納人員在薪資系統上將所得人基本資料、全年所得資料都轉入後，如果是中華民國籍的，就採網路申報寄發扣繳憑單就好了，如果是沒有統一證號的外國人，就要跑一趟國稅局，填寫扣繳憑單和申報書，最晚1月底前要完成。
第四是「教職員工薪資（含年終、考績獎金）發放作業」，一般來說，學校教職員工的薪資多數在15日當天發放，年終獎金是在農曆春節前10天發放，考績獎金不一定；出納人員若要發放薪資或獎金，須在指定日期前編制「教職員工薪資印領清冊」，經人事、會計、校長室審核無誤，會計室就會根據清冊開立「傳票」，有了傳票這張憑證，出納人員就可透過「入帳」或「轉發支票」方式發放薪資或獎金並email通知所得人入帳，之後這些所得資料要作為申報年度所得稅之用，因此須好好保存。
第五是「各類學雜費減免補助發放作業」，我們知道縣市政府會針對所轄的公立學校辦理身心障礙、低收入戶、原住民籍、中低收入戶單親家庭學生提供減免補助，以減輕就學負擔，此時，業務單位（學務處或教務處）會簽文造冊，經會計、校長室審核後，會計室會開立傳票，出納人員就要拿「用印完畢入帳取款條」和「相關資料」交給金融機構劃撥入帳給學生，沒帳號的，則通知本人領取支票。
第六是「零用金付款作業」，首先業務單位（通常是總務處事務組）檢附「黏貼憑證用紙」、「經借零用金報支清單」申請，會計室、校長室核准後，出納人員要將支出憑證予以編號並登錄「零用金管理系統」（零用金備查簿），彙整應付款項，開立取款憑條並用印，將取款憑條換成現金，通知業務單位領取。
第七是「支出收回及暫借款繳回作業」，首先繳款人將「預借款」的收據繳回到出納組，出納人員收取剩餘款（現金或支票）蓋章收証，並登入「現金日結單」存入金融機構，繳款的業務單位，得以款回單聯作為結報憑證。
第八是「非固定和臨時所得發放作業」，由所得人填寫「領據」交業務單位，接著業務單位送會計室請款開立傳票，依據傳票，出納人員要開立支票或取款憑條並用印，依照報銷清單決定這筆款項是要入「業務單位承辦人帳戶」自行發放或「所得人帳戶」。
以簡易流程來說，若經收支票、現金或匯款→出納組存入銀行專戶→ 收據報核聯、代收款通知聯來文或撥款通知→會計室製收入傳票→出納組登錄帳冊→收入傳票歸還會計室。
若出納組依會計室支出傳票開支票→支票送會計主任核章→支票送校長核章→將支票交付受款人或發放現金或直接撥入個人帳戶→支出傳票出納組登錄帳冊→支出傳票送還會計室。
若是零用金，就依據支出憑證（金額在一萬元以下）以額定零用金逕行支付→登記零用金備查簿→辦理額定零用金撥補手續；若是薪資發放，依據薪資異動資冊繕造薪資印領清冊，由人事、會計、校長審核，送會計室製作付款憑單或支出傳票，付款憑單送郵局交寄辦理匯款，或依據支出傳票開立支票，將磁片連同匯款書送交銀行（金融機構）轉撥存入受款人帳戶。其他像公保、全民健保、退撫基金、離職儲金等將留下一篇再敘。
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