國家考試保衛"讚"

進入公務機關，絕對會碰到電子化公文，目前普遍使用系統是「筆硯WEB公文製作系統」，在瀏覽器中，承辦人可以滿足「稿轉函」、「一文多稿」、「一文多發列印」、「多址分文處理」、「郵寄文」等需求，且個人可在電腦端離線作業，不用擔心佔用網路頻寬，斷線問題自然不必擔心。

至於怎麼使用？首先，到「文書編輯共通服務平台-機關自建伺服器」首頁，輸入帳號密碼後，系統會自動引導至下載的頁面，選擇「下載離線版公文製作安裝程式」，下載到暫存的目錄中，將已下載檔案docNinstall.exe按2下執行，安裝完畢，就可以開始註冊了。

註冊的資訊大部分是從機關伺服器直接帶入，OK後就儲存在桌面上，接著進入「修改公文基本資料」設定「主要發文機關資訊」、「次要發文機關資訊」（包含機關名稱、郵遞區號、機關地址、發文字、稿署名、署名），這裡要提醒的是，除非承辦多個業務需要發文時，才會增加「次要發文機關資訊」，不然其實一個就夠了。

設定後進入系統，開啟範本，像「93公文橫書範本」中有「令」、「受文者令」、「函」、「書函」、「交辦案件通知單」、「交議案件通知單」等範本，若想要編輯1份函稿的內容，就直接在「函」範本上快速點2下開啟，發文機關名稱、傳真、地址因為之前已設定過了，資訊會自動帶入。

接著就是編輯公文了，包含「速別」、「密等」、「解密條件或保密期限」、「保存年限」、「擬辦方式」（先簽後稿、簽稿並陳、以稿代簽、創、創先簽後稿、創簽稿並陳、創以稿代簽）、「稿署名」、「署名」、「決行層級」等都可由下拉式選單直覺式選取，若是發文日期、開會時間的話，則有日曆時間元件可使用。

內容部分，不能用下拉式選單，只能自己中文輸入，特別注意的是，「主旨」段不可分段，「說明」段不能使用空白鍵把段落對齊，因為會造成本文內容排列不整齊，有退件的困擾。

如果有附件要夾帶時，就點選「附件檔案」→「新增一筆」加入附件檔案，但是記住附件大小不能超過1024KB否則不能電子交換，還有發文前，可以設定那些副本收文者才會收到附件，在「附註說明」中可以輸入「有附件」，此時該副本單位箭頭顏色會是「藍色」。

受文者部分，可以透過「對應通訊錄名稱」比對通訊錄中的單位是否可電子交換，若不行就請「重新對應」，或改變交換方式為「指定郵寄」，發文時就會變成列印郵寄。

編輯分層負責和決行層級部分，如果有勾選「顯示決行層級」框的話，以「府」公文來說，出來會有「無」（第一層決行）、「本案依分層負責規定授權局長決行」（第二層決行）、「本案依分層負責規定授權主管科長決行」（第三層決行）、「本案依分層負責規定授權主管股長決行」（第四層決行）等情況。

前面搞定，接著「存檔」或「另存」，將「交換類別」、「加密與否」、「關鍵字」設定，選擇「儲存目錄」命名該公文檔案，再按「預視」或「列印」，還可設定「行文單位保密」（分址分文）、「受文者如行文單位」、「套印稿受文者」（例如XXX等）、「刪除末頁」（若最後一頁是空白的，就可刪除）。

最後，請轉換發文的格式，點選「發文清單」，看是要一文多發、行文單位保密（分址分文）、受文者如行文單位、交換方式為郵寄或電子交換（轉交換檔）等，全部確定後，就可以了，也許文字說明還是不太容易瞭解，但若想儘快熟悉公文製作系統的話，早點知道比較好！