公務人員不管新人或老人，都要承辦公文，今天碩士魯蛇就利用時間說明一下。首先，以「來文簽辦」流程來說，總收文人員將「來文」登錄、分文→「登記桌」專人簽收分辦→承辦人簽辦來文→逐級陳核單位主管→登記桌送出處理。文書流程管理之實施，為一個整體作業，由各級承辦人員自我管理做起，以業務單位（負責文件簽辦或文稿擬判之單位）主動導正為主，文書單位（辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文的單位）稽催，專責管制單位（負責綜理文書流程管理相關工作之單位）之協調管考為輔。
基本「來文簽辦」要知道外，幾個專有名詞請一併熟悉，像「創稿」是指無正式來文而主動辦理或交辦之案件，以使用筆硯公文系統創稿時，先「承辦人創簽稿作業-創簽稿DI匯入」，→選擇線上簽核按「新增」，如果想同時「紙本陳核」，請將製作中公文重新匯出並執行「轉線上簽核作業」，接著畫面右邊會出現「線上簽核」和「轉紙本」兩個按鈕，當然前提是記得從系統上「取號」才可以陳核。
「彙辦案件」指同一案件內之有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理之案件，要注意的是彙辦案件來文「均不得存查」，前件彙辦公文併入後件，待最後一件（末件）來文時，以末件為基礎，計算彙辦案件時效，末件公文之擬辦意見中應敍明「擬併案文號與併案理由」。
「併辦案件」指各件公文案情相同、同一案情之「正副本」，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。併辦案件以「首件」收文進行管制，其餘併辦公文雖得存查，但應附隨首件收文「併檔處理」，首件公文之擬辦意見中應敍明「擬併案文號與併案理由」。「線上簽核」指公文之處理以電子方式在安全之網路作業環境下，採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，並在確保電子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核工作。
承辦人依自我管理及目標管理原則，須確保公文品質與時效，依規定期限辦結，像最速件1天，速件3天，普通件6天，但如果是限期公文，則依「來文所訂日期」為準（含例假日在內），如要變更來文的期限，須聯繫來文機關確認，並留存公務電話紀錄或正式函復公文，簽奉單位主管核定後，始得移送單位收發人員變更處理時限，然而，限期公文經連繫來文機關「未獲同意變更」原處理期限者，此時承辦人應辦理展期手續，並以逾期案件統計。
而「人民申請案件」，由各機關按其性質自行分類編目，依各類目作業量之繁簡，分別訂定處理時限；「人民陳情案件」，則視業務性質分別訂定處理期限，但一律不得超過30 天；訴願案件為3個月（含假日在內，必要時可延長2個月）。
立法委員質詢案件，若為代擬代判院稿案件，各機關應於文到後10 日內將院函稿連同答復電子檔送行政院用印後發文；若不是代擬代判院稿案件，各機關應於文到後7 日內將擬答電子檔以電子交換方式送行政院彙辦。監察案件，「行政院或有關部會」接到糾正案後，應即為適當之改善與處置，並應以書面答復監察院，期限為2個月，如逾2 個月仍未將改善與處置之事實答復監察院時，監察院得質問之。如果是「院屬各機關、直轄市政府、縣（市）政府」未在期限內答復，其研考單位對該機關逾期限尚未答復案件，應即稽催；超過2 個月尚未辦結者應分別調查原因、分析責任，簽報機關首長核處。
自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意「簽辦、會辦、陳核、發文、送達」等處理流程之查催，如有查催困難情事，應即時向單位主管或文書單位反映處理，必須展期時，報請權責「主管」核准，但累積展期達30 日以上時，應報請「機關首長或幕僚長」核准，並會知專責管制單位列入管制，像涉及政策、法令，或需多方會辦、分辦始能定案者，可列為專案管制案件，但是立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件因為本身就具有專案性質，所以不列為專案管制案件。
機關要做專案管制，基本上會有一張「申請表」，上面要求提出「預定完成日期」、「案由」（例如，研修XX法案）、「申請原因」（涉及政策、法令）、「預定進度」（以週/月為單位）、「預定作業事項」（函請相關機關表示意見/蒐集多方資料/召開研修會議1/初步完成草案/召開研修會議2），經承辦人、科長、單位主管、研考單位、機關首長核准後才能付諸施行。
當然，假設公文量一大堆，且都是這幾天要完成的公文，即使加班仍可能「逾限辦結」，以某直轄市政府來說，一般公文若未能於規定時間內辦出時，承辦人應於屆滿辦理期限前「申請展期」並以2次為限，第一次展期不得超過原預定結案日期1倍，需由「單位主管」核准，而第二次展期日數，依案件「實際需要」提出，不得超過累計總辦理日數「30日」，並由機關首長或首長授權之主管核准後送研考人員登錄。這裡要特別留意的是「展期作業」之目的在於向各級主管報告公文逾期之原因，使主管知道公文逾期狀況，僅能暫時停止稽催郵件之發送，並無法阻斷結案辦理天數之計算（即使是展期案件=逾期）。
最後講一下「存查」，公文怎麼存查？就是案情簡單，沒有本單位應辦的事項時，可於來文空白處簽擬「本案無本處應辦事項，文擬存查」或「本案已傳閱同仁知曉，文擬存查」，如果來文為副本，則寫「本案係XX案，文係副本，陳閱後存查」；至於那些公文要存查，包含「無轉行或答復必要之文件或例行准予備查之文件表報」、「本機關蒐集或受贈與之參考資料」、「屬通知、參考性之副本」、「經簽奉一層核准存查之公文或其他」、「利用電子郵遞、通報網路或電話方式辦理登錄或答復，於辦理完成後簽註辦理結果後存查」、「彙、併辦案件於彙併辦過程中所收受之文件於擬辦意見中敍明併案理由後併入主案」、「請款、核銷案件，於相關程序完成後存查」、「來函訂有函復期限，其期限距收文日30日〈含假日〉以上，且非屬人民申請、陳情案件、訴願案件，經擬訂辦理方式與期程，由機關首長准予存查」、「來函要求調查、研提計畫之案件，短期內無法完成，經擬訂預計完成期日，由機關首長准予存查」、「依規定得予存查之案件」。
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