進入公務機關工作，大部分公務人員都有機會辦理採購，尤其是一般行政類科的錄取者，特別需要瞭解採購流程，礙於篇幅，今天先由碩士魯蛇說明一下其中的「小額採購」的事宜吧！]
不管是政府機關、公立學校或公營事業機構辦理採購，都必須依照「政府採購法」內容進行。一般來說，採購分為財物、勞務和工程採購三種。財物是「各種物品（生鮮農漁產品除外）、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利、其他經主管機關認定之財物」；勞務是「專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務」；工程是「在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除構造物與其所屬設備及改變自然環境之行為，包括建築、土木、水利、環境、交通、機械、電氣、化工及其他經主管機關認定之工程」。
舉例來說，某大學採購組承辦人若要採購全校各教學與行政單位印表機，須提出規格書，說明項目、品名、規格、數量、單位，註明請購單位，請購人後，附上招標文件並交單位主管簽章，同時注意招標文件其所標示之擬採購產品或服務之特性，諸如品質、性能、安全、尺寸、符號、術語、包裝、標誌、標示或生產程序、方法及評估之程序，在目的及效果上均不得限制競爭，同時不能要求或提到特定的商標或商名、專利、設計或型式、特定來源地、生產者、供應者等資訊。
其中的一種採購是小額採購，也就是10萬以下採購，需求單位確認需求、特性（經常/非經常性、消耗/非消耗性、是否須財產登錄）與預算來源，並符合中央機關未達公告金額採購招標辦法第5條「公告金額十分之一以下採購之招標，得不經公告程序，逕洽廠商採購，免提供報價或企劃書」前提下，就可以簽報機關首長或其授權人員核准逕洽廠商辦理。
接著針對個案特性，評估是否要「比價或議價」、「訂定簡易契約」，小額採購特性若是屬於經常性現貨供應、履約內容單純、履約時間短的話可不用訂定簡易契約，直接請廠商提估價或報價單，機關首長這時就會授權給需求單位主管核定是否辦理。其他的像工程、勞務或沒有現貨供應的財物採購，逕洽廠商前，還是得由需求單位擬訂「圖說」、「工作內容與範圍」、「規格與數量」、「付款方式」、「履約期限」、「逾期罰款」、「驗收規定」事項的簡易契約，通知廠商提出「報價單或估價單」若廠商提出的符合需求單位，承辦人就簽會會計、政風並陳送機關首長或其授權人員核准。
廠商如在履約期限內完成履約標的，確認ok後，需求單位將廠商統一發票（或收據）及相關資料（估價單、簽准公文）黏貼在「憑證用紙據」後辦理書面驗收，送會計室審核、陳報機關首長或其授權人核准後，就可以向出納請款，若小額採購的是「物品」（金額未達1萬元或使用年限未達2年的設備用品），就依「物品管理手冊」由物品管理單位登記物品，屬「財產」者，就看財產的所有權歸屬，依相關規定處理。
最後分享一個國立高中總務處事務組的小額採購流程，他們是請有需求的單位先填寫「請購單」，交總務處確認是否需進行採購，若需要則向廠商詢價、報價與比價，並請會計室做內部經費審查與預算控管，會計室若ok，最後由校長批示同意辦理，這時事務組就要跑完剩下採購流程，待廠商交貨當天由申購（需求）單位驗收，驗收通過，就是辦理財產登記/列管，並向廠商拿取發票/收據（如果金額較大則要正本估價單、發票章和負責人私章），以黏貼憑證辦理核銷，通知廠商前來領款，並歸檔存查。
當然，不同機關有內部各自規定，但不變的是他們都是在合於政府採購法規定下提出各自的作業要點，在維護公共利益及公平合理原則，對廠商沒有做出無正當理由之差別待遇下，採購人員得基於公共利益、採購效益或專業判斷之考量，為適當之採購決定，這是合法合理的！
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